面接に自信がある方でも、書類選考を通過しなければ、面接に進むことができない場合もあるでしょう。
多くの応募者の中から、採用担当者の目を引く応募書類を作成するためには、作成方法の基本や企業側の意図を理解する必要があります。
転職では、職務経歴書が応募書類として提出を求められることが多いです。職務経歴書作成の基本と注意点、正しい書式選びの方法をご紹介します。
転職活動に職務経歴書が必要な理由
企業は応募者から送られてきた書類から、求めている経験やスキルを持った人材がいるか確認する場合も多いです。
この確認の際、職務経歴書は重要な役割を果たします。
履歴書と違い、職務経歴書に決まった書式はないため、作成者の性格・個性が出やすくなります。
採用担当者は、経歴やスキルだけを確認しているのではなく、全体の構成や読みやすさなどから作成した人物の性格や仕事ぶりを推測する場合もあるでしょう。
書類を読んだ採用担当者に、面接をしたいと思ってもらうために、職務経歴書は無くてはならない書類です。
転職において重要な書類なので、企業側の意図も考えた上で作成しましょう。
職務経歴書と履歴書の役割の違い
まず、職務経歴書の役割から説明します。
職務経歴書の役割
職務経歴書は名前の通り、職務経験にクローズアップして作成する書類です。
応募者は、これまで勤めていた企業で従事していた業務の詳細と、どのような経験・スキルを得たかを記載します。
応募者が入社後に活躍できる、戦力として期待できるスキルがあるか等を確認できるため、職務経歴書は書類選考で重視されます。
職務経歴書は履歴書だけでは分からない経験・スキルの詳細が記載されるため、求める経験やスキルを有する人材か正確に応募者の能力を判断するために重要な書類です。
履歴書の役割
履歴書は氏名・住所・連絡先・学歴や職歴、資格などの基本情報を記した書類です。
職務経歴書と同様に転職活動で必要な書類であることは同じですが、主に入社後に人事情報を確認する書類として扱われます。
職務経歴書は手書きでも問題ない？
企業からPCによる作成という指定がなければ、手書きでも問題ありませんが、手書きによる作成が指定されていないのであれば、PCでの作成が基本です。
手書きで作成するメリット
手書きでの作成には、どのようなメリットがあるでしょうか。
気持ちが伝わりやすい
手書きの書類は書き手の気持ちが相手に伝わりやすいとうメリットがあります。
職務経歴書は記入する内容が多く、手間がかかりますが、これを手書きで書くことで、やる気や意欲を採用担当者に印象付けることができるでしょう。
手書きで作成するデメリット
反対に、手書きで作成する際のデメリットは何なのでしょうか。
間違えると初めからやり直す必要がある
職務経歴書の作成には、修正テープは使えません。
1つの書き損じで初めから書き直さなくてはならないため、作成には時間と手間がかかります。
PCスキルがないと思われる可能性がある
手書きで作成するとPCスキルが無い・低いと採用担当者に思われる可能性があります。
作成方法の指定が無い場合は、PCを使用することが無難でしょう。
筆跡によっては選考官が読み取りにくい可能性がある
手書きは読みにくい場合があります。
字が読みにくい、汚いと思われた場合に、仕事への影響を考えられ、書類選考の通過に悪影響を及ぼしてしまう可能性もあるかもしれません。
職務経歴書の書き方の見本
履歴書とは違い、職務経歴書には決まった書式はありません。
アピールしたいのが、職務経験かスキル、または経験かで書式の使い分けが重要になります。
職務経歴書には、キャリア式と編年体式があり、記入者の職歴によって、どちらの書式が 適切か分かれることになります。
それぞれの特徴について見本も踏まえて、ご説明していきます。
キャリア式の職務経歴書の例
職務経験ごとにまとめて記入する書式をキャリア式と言います。
職務経験に注目した書式であるため、転職の回数が目立ちにくいというメリットがあり、転職の回数が多い方に適しています。
転職回数が多い方以外に、高い専門スキルを必要とする方にもキャリア式はメリットがあります。
プロジェクト単位で記入するため、実績・スキル等が確認しやすい書式と言えるでしょう。
逆にキャリア式のデメリットとして、時系列で記入しないため、経歴が分かりにくいことが挙げられます。
書類の冒頭に、簡単に時系列に沿って経歴を記入すると良いでしょう。
編年体式の職務経歴書の例
編年体式は、時系列に順を追って記入していく方式です。
履歴書と同様に時系列で記入するため、経歴を確認しやすいのが編年体式のメリットです。
勤めていた企業の入社から配属・異動など、どのような流れで職歴を重ねてきたのか分かりやすく、スキルの習熟度など採用担当者が確認しやすいメリットもあります。
また、勤めていた企業で受けた研修内容や表彰経験の有無、携わった業務や、どのような実績を残して表彰を受けたのかも記入できるため、アピールがしやすいこともメリットでしょう。
注意点は、取引先や業務内容などを詳細に書き過ぎてしまうと、守秘義務に反する場合があります。
採用担当者にこのように判断された場合、社会人としてのモラルが欠けていると逆効果になる可能性もあるため、記載する内容には気を付けましょう。
転職の回数が多い場合の職務経歴書の書き方
転職回数が多いと、「すぐに辞めるのでは？」という印象をもたれる場合もあるでしょう。
ネガティブな印象を与えない書き方としては、どのようなものがあるでしょうか。
キャリアに対する価値観を明記する
これまでに就いていた仕事が、営業職・飲食店スタッフ・小売店販売スタッフなど業種・職種が異なっている場合でも、共通点がないか考えます。
営業職と小売店の販売は、「商品を販売し売上を伸ばす」、飲食店では、「接客対応の見直しやスタッフの士気を上げる工夫などを行い、売上アップに貢献した」など、業種・職種は異なっている場合でも、売上を伸ばすという共通点があります。
共通する価値観を見つけ、同じ価値観のもとで業務に従事していたとアピールする書き方が重要です。
転職によって得たスキルを書く
転職で得たスキルをアピールすることも効果的です。
営業職なら顧客のニーズを見抜く能力、コミュニケーション能力など業務で培ったスキルをアピールします。
事務職なら、WordやExcel、PowerPointなどデスクワークで必須のPCスキルをアピールすることも可能です。
転職先の企業で活かせるスキルがあるとアピールすることで、転職の多さに悪い印象を与えないようにしましょう。
編年体式ではなくキャリア式で書く
ご紹介したように、職務経歴書はキャリア式と編年体式があり、編年体式では時系列になるため転職回数が目立ちやすくなります。
キャリア式で作成し、転職回数に対して注目されづらくなるようにしましょう。
職務経歴書を書く際の注意点
職務経歴書を書く際の注意点をご紹介します。
誤字脱字がないか
職経経歴書に限らず、誤字脱字なく書類作成を行うことが大切です。
書類に誤字脱字があると、採用担当者に、仕事でもミスをする人という印象を持たれる可能性があるでしょう。
職務経歴書を作成した後に、誤字脱字の確認と企業情報等に間違いがないか、細心の注意を払い、確認しましょう。
見やすい書類になっているか
経験・スキル・資格を書くことは大切ですが、他人が読みやすい書類であるかどうかも重要です。
要点がまとまっていない、何を言いたいのか分かりにくいと、書類作成能力がない、
もしくは低いと判断される可能性が高まります。
退職理由でネガティブな内容を書いていないか
退職理由を記入する際、ネガティブな印象を与えかねない書き方は避けましょう。
例えば、「人間関係が悪かった」と、そのまま書いてしまうと、
応募者の方の人間性に問題がある、採用した場合に上手く人間関係を構築できない等の印象を与えてしまう可能性もあります。
ネガティブな印象を与えない表現で記入すると良いでしょう。
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職務経歴書は、採用担当者にご自身の経験やスキルについて、分かりやすく作成することが重要です。
ネット上には、職務経歴書の見本がありますが、経歴に合うものでなければアピールには繋がりません。
職務経歴書は、これからのキャリアを左右する大切な書類です。
ご自身の経歴や能力を十分にアピールするためには、客観的な視点からアドバイスが必要です。
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まとめ
職務経歴書の書き方や注意点についてご紹介しました。
書類選考を通過するために、職務経歴書を確認した採用担当者が興味を持つような内容であることが望ましいです。
職務経歴書には、キャリア式と編年体式があります。
それぞれのメリット・デメリットを理解し、ご自身に経歴に適した書式を選ぶことで、採用担当者の評価は変わるでしょう。
採用担当者に好印象を持たれるためにも、本記事でご紹介した作成方法に沿って、職務経歴書を作成してみてはいかがでしょうか。
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